اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی چیست؟
به گزارش پول نیوز، سامانه حضور و غیاب آنلاین یا اپلیکیشن موبایلی، ابزاری قدرتمند در راستای مدیریت آسان و کارآمد تردد است. پیاده سازی این سامانه در بستر کلود، علاوه بر عدم محدودیت زمان و مکان در دسترسی به اطلاعات، امنیت بالایی اطلاعات را فراهم آورده است. ساماندهی و ثبت ورود و خروج کارمندان بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب (از طریق اپلیکیشن موبایلی) از مهمترین مزایای این محصول محسوب میشود. در این سامانه مواردی همچون گزارشگیری جامع و متنوع، امکان ثبت انواع درخواست ( مرخصی، ماموریت و…)، ثبت تردد بر اساس لوکیشن، امکان تعریف انواع شیفت کاری و … در نظر گرفته شده است.
طراحی رابط کاربری ساده اما جذاب و کاربردی امکان استفاده از این اپلیکیشن از طریق گوشی هوشمند برای افراد در سطوح مختلف دانش را فراهم کرده است. علاوه بر اینکه مدیران امکان نظارت در لحظه بر فعالیت کارمندان خود را دارند، با استفاده از گزارشهای جامع و متنوع سامانه حضور و غیاب ابری، امکان شناسایی مشکلات و اتخاذ تصمیمات برای بهبود شرایط فراهم میشود. با استفاده از اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی میتوانید به طور قابل توجهی از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری کرده و بهرهوری سازمان خود را افزایش دهید. اگر شما هم به دنبال راهی برای افزایش دقت و سرعت در مدیریت حضور و غیاب کارمندان خود هستید؟ اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی، پاسخ شماست!
مزایای استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی
1. صرفه جویی در هزینه ها
با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی امکان ثبت تردد پرسنل بدون نیاز به استفاده از دستگاه حضور و غیاب و از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی هوشمند فراهم شده است. هرچند در صورت نیاز مجموعه، امکان استفاده از دستگاه حضور و غیاب و انتقال دادهها به نرم افزار حضور و غیاب کلود وجود دارد. در واقع امکان ثبت تردد در سامانه حضور و غیاب کلود با استفاده از دستگاه و از طریق اپلیکیشن به طور همزمان وجود دارد.
در صورت استفاده از نرم افزار حضور غیاب آنلاین، هزینههای عملیاتی سازمان از جمله حذف دستگاه فیزیکی و هزینههای مربوط به نگهداری و تعمیر صفر میشود. همچنین با توجه به امکان ایجاد دسترسی به دادهها برای هر پرسنل، تعداد مراجعات به واحد منابع انسانی و تهیه گزارشهای چاپی به طور چشمگیری کاهش پیدا میکند که علاوه بر کاهش هزینهها به افزایش بهروری کارمندان واحد منابع انسانی کمک میکند. حضور و غیاب بدون دستگاه و آنلاین نه تنها کمک بسزایی در صرفه جویی هزینهها میکند در اعتمادسازی درون سازمانی و کاهش نرخ کار در سازمانها نقش دارد.
2. سهولت در دسترسی به اطلاعات
یکی از چالشهای مدیران کسب وکارها، محدودیت دسترسی به اطلاعات و گزارشهای است. چرا که برای مشاهده دادهها و گزارشها باید در محل شرکت حاضر شوند و در صورت ماموریت کاری و عدم حضور در شرکت هیچگونه دسترسی نخواهند داشت. اما با روی کار آمدن اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی، امکان دسترسی به اطلاعات بدون محدودیت زمان و مکان فراهم میشود.
دسترسی کارمندان به داشبورد اختصاصی خود ( پرسنل پنل) علاوه بر بهبود شفافیت و اعتمادسازی درون سازمانی، کمک بسزایی در کاهش تعداد مراجعات برای پیگیری اختلافات مربوط به گزارشهای کارکرد و تردد دارد.
3. بهبود مدیریت منابع انسانی
ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان و ارائه گزارشهای شفاف و متنوع در اپلیکیشن کنترل تردد آنلاین، نقش پر رنگی در بهبود فرآیند مدیریت منابع انسانی دارد.دادههای ثبت شده و گزارش های متنوع در این سامانه، امکان ارزیابی بهرهوری کارکنان با تحلیل دادههای دقیق فراهم میکند و به مدیران کمک میکنند تا عملکرد پرسنل را بهصورت عینیتر بررسی کنند. همچنین با حذف خطاهای ناشی از ثبت دستی اطلاعات، دقت محاسبات حقوق و مزایا افزایش مییابد که منجر به افزایش اعتماد درون سازمانی میشود. از سوی دیگر، این سیستمها با شناسایی الگوهای تردد، به شناسایی نقاط ضعف و بهینهسازی برنامهریزیها کمک کرده و رضایت شغلی کارکنان را با مدیریت بهتر ساعات کاری و اضافهکاری افزایش میدهند. این یکپارچگی و شفافیت در مدیریت منابع انسانی نهتنها بهرهوری سازمان را ارتقا میدهد بلکه باعث صرفهجویی در زمان و هزینههای مدیریتی میشود.
4. قابلیت سفارشیسازی
یکی از ویژگیهای بارز سیستم کنترل تردد موبایلی، امکان سفارشی سازی و تناسب با نیازهای سازمان است. طراحی شیفتهای کاری متناسب با اندازه و ساختار کسبوکار، تعیین میزان تاخیر و تعجیل مجاز، تعریف لوکیشنهای مختلف برای ثبت تردد و… از مهمترین قابلیتهای سفارشی سازی این سیستم است. سهولت در ارتقاء و بهروزرسانی منطبق با تغییرات فناوری بدون درگیر کردن سازمان از دیگر ویژگیهای این سیستم است.
5. مدیریت بهتر و انعطافپذیر
همانطور که اشاره شد عدم محدودیت در دسترسی به اطلاعات، امکان دسترسی در لحظه به اطلاعات و نظارت مستقیم بر عملکرد پرسنل را میدهد. قابلیت شخصیسازی بر اساس نیاز سازمان از جمله تعریف چندین لوکیشن برای ثبت تردد و خوداظهاری ساعت کاری، این اپلیکیشن را به ابزاری کاربردی برای مدیریت بهینه پرسنل در سازمانهایی با روش کاری هیبرید و دورکار، کرده است.
6. بهبود تجربه کاربری
بیش از 50% از سازمانهایی که به دنبال تعویض سیستم کنترل تردد خود هستند، دلیل اصلی خود را عدم کارایی و رابط کاربری پیچیده سیستم عنوان کرده اند. حال آنکه سیستم حضور و غیاب موبایلی با دارا بودن رابط کاربری ساده، جذاب و کاربرپسند، استفاده از آن را آسان و با رضایت همراه کرده است. همچنین امکانات متنوع این اپلیکیشن از جمله ثبت درخواست مرخصی، ثبت اضافه کاری، خوداظهاری، گزارشگیری و… کار با این ابزار را راحتتر کرده است.
بهترین اپلیکیشنهای حضور و غیاب موبایلی در بازار
اپلیکیشن کنترل تردد آنلاین با ارائه قابلیتهایی نظیر ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان، مدیریت شیفتبندی، تعیین ساعات کار، تاخیر و تعجیل و ارائه گزارشهای متنوع امکان مدیریت هوشمندانهتر و کارآمدتر در سازمانها را فراهم میکند. در ادامه به معرفی بهترین اپلیکیشنهای حضور و غیاب موبایلی پرداختهایم تا با توجه به نیازهای متنوع کسبوکارها، امکانات و ویژگیهای منحصربهفردی را ارائه میدهند و تجربهای بهینه را برای کاربران به ارمغان میآورند. در ادامه قصد داریم بهترین اپلیکیشن موبایلی حضور و غیاب را معرفی کنیم.
1. اپلیکیشن حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360
نانوتایم، یکی از کمپانیهای موفق و پیشرو در زمینه ارائه راهکارهای کنترل تردد و نرم افزار مدیریت منابع انسانی است. سامانه حضور غیاب ابری نانوتایم 360، یکی از اولین اپلیکیشنهای حضور غیاب موبایلی در ایران است که توانسته نیاز طیف وسیعی از کسب و کارهای کوچک تا بزرگ را پوشش دهد. از مهمترین ویژگیهای این اپلیکیشن، تیم پشتیبانی قدرتمند و منابع آموزشی دقیق برای چگونگی استفاده از آن است.
اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی نانوتایم 360 قابل تهیه به صورت پکیجهای شخصی سازی شده و بر اساس تعداد پرسنل است. در حال حاضر هیچ محدودیتی برای تعداد پرسنل در نسخه کلود نانوتایم 360 اعلام نشده است و این در حالی است که سایر برندها دارای محدودیت تعداد پرسنل هستند. در نرم افزار حضور غیاب آنلاین نانوتایم 360 امکان ثبت تردد با دستگاه و بدون دستگاه ( از طریق اپلیکیشن نصب شده روی گوشی هوشمند) فراهم شده است. همچنین امکان ادغام دادههای ثبت شده به هر دو صورت در نظر گرفته شده است. در سامانه حضور و غیاب آنلاین نانوتایم امکان ثبت تردد با دستگاه ساعتزنی و اپلیکیشن نانوتایم 360 (Employee attendance app) وجود دارد و دادههای دستگاه به صورت آنلاین در بستر کلود ذخیره میشود. در نرم افزار حضور غیاب ابری نانوتایم علاوه بر قابلیت ثبت و مانیتورینگ آنلاین ترددها امکان مدیریت ثبت مرخصی، ماموریت، اضافه کاری، تعریف شیفتهای پیچیده، دورکاری و …در نظر گرفته شده است. لازم به ذکر است اپلیکیشن موبایلی، سامانه حضور غیاب نانوتایم 360، به همراه این سامانه ارائه شده و نیاز به پرداخت هزینه اضافه نیست.
2. نرم افزار حضور غیاب آنلاین کسری
کسری یکی دیگر از نام آشناهای حوزه دستگاه حضور و غیاب است. این کمپانی سهم بزرگی از مدیریت تردد سازمانهای دولتی را پوشش داده است و به طور کلی اتوماسیون تردد سازمانهای بزرگ را پوشش میدهد. در حال حاضر نرم افزار حضور غیاب آنلاین کسری برای شرکت های 2 تا 100 نفره طراحی شده است.
- نرم افزار حضور غیاب آنلاین دینگ
دینگ یک پلتفرم تحت وب حضور و غیاب است که امکان ثبت تردد از طریق اپلیکیشن، نسخه وب و دستگاه ساعت زن را دارد. هرچند این سامانه نسبتا دارای قیمت مناسبی است اما کلیه نیازهای یک مجموعه کاری در ثبت و مدیریت تردد پرسنل را پوشش نمیدهد. لازم بذکر است که استفاده از این نرم افزار محدود به سخت افزارهای دینگ است و این محدودیت مشکل ساز است.
4. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین فینتو
فینتو نیز یکی دیگر از پرکارهای حوزه مدیریت تردد در سالهای اخیر است و با ارائه راهکار حضور غیاب آنلاین فینتو در تلاش برای رقابت در این عرصه است. هرچند این برند توانسته است پیشرفتهای چشم گیری داشته باشد اما به نسبت رقبا سهم کمتری از نیاز مشتری را پوشش میدهد.
چگونه اپلیکیشن مناسب سازمان خود را انتخاب کنیم؟
تا اینجای مطلب در رابطه با قابلیتها، مزایا و حتی برندهای فعال در زمینه ارائه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین صحبت کردیم. اما برای انتخاب بهترین اپلیکیشن مدیریت تردد برای سازمان خود باید به چه نکاتی توجه کنیم؟ در ادامه به مهمترین مواردی که پیش از خرید باید به آنها توجه کنید خواهیم پرداخت.
1. تعداد پرسنل و نیازهای سازمانی
پیش از تهیه هر سیستم حضور و غیاب، علاوه بر تعداد پرسنل، باید نیازهای سازمان خود را شناسایی و سپس اقدام به خرید کنید. به عنوان مثال شیفتهای کاری متعدد و پرسنل دورکار یا هیبرید، تعریف انواع ماموریت، ساعت کاری شناور و … از مهمترین مواردی هستند که باید شناسایی شوند. همانطور که در بالا گفته شد برخی از سامانههای حضور و غیاب، دارای محدودیت تعداد پرسنل یا محدودیت تعریف قوانین پویا هستند. در سامانه حضور غیاب ابری نانوتایم 360، نه تنها هیچ محدودیتی در تعداد پرسنل وجود ندارد، بلکه شما میتوانید پس از خرید پکیج مورد نظر، در صورت اضافه شدن نیروی جدید، تعداد پرسنل مورد نظر را به طور جداگانه به سامانه اضافه کنید.
2. قابلیتهای شخصیسازی و امنیت
یکی از دلایل استفاده از سامانه حضور غیاب آنلاین، افزایش بهروری و کاهش هزینه های سازمان است. بابراین در این سامانه باید امکان شخصی سازی داده ها برای هر پرسنل به صورت جداگانه در نظر گرفته شود. به عنوان مثال در نانوتایم 360، داشبورد اطلاعاتی تحت عنوان پرسنل پنل در نظر گرفته شده است که هر کارمند علاوه بر دسترسی در لحظه به اطلاعات تردد خود، امکان گزارشگیری و حتی ثبت درخواست دارد.
3. هزینه و مدل پرداخت (رایگان یا اشتراکی)
از دیگر مواردی که پیش از خرید باید به آن توجه کنید، نحوه قیمت گذاری و هزینههای پیاده سازی است. به عنوان مثال آیا برای راهاندازی سامانه نیاز به تهیه زیر ساخت خاصی دارد یا نه. آیا این اپلیکیشن به صورت اشتراکی و نیاز به تمدید دوره ای دارد یا تنها با یک بار پرداخت قابل استفاده برای همیشه است؟ آیا خدمات پشتیبانی و آموزش جزء تعهدات سازمان است یا هزینه جداگانه باید پرداخت شود؟
4. گارانتی و خدمات پس از فروش
یکی دریگر از مواردی که پیش از خرید باید به آن توجه کنید، خدمات پشتیبانی و گارانتی محصول است. چرا که در صورت عدم خدمات پشتیبانی قوی، در صورت بروز هرگونه مشکل، ممکن است کارایی کل سیستم مختل شود و عملا دادههای شما از بین برود.