به گزارش پول نیوز ، ارتباطات در تمامی کسب و کارها عامل اصلی و موتور محرک رشد است، خواه یک استارتاپ نوپا باشید یا یک کسب و کار پرسابقه که پشتوانه اعتماد مردم و چندین سال تجربه را به همراه دارد. ارتباطات تلفنی، بخش قابل توجهی از ارتباطات درون تیمی و برون سازمانی را تشکیل می‌دهند و جدیدترین تکنولوژی در ارتباطات تلفنی، یعنی تلفن ابری، یک دهه گذشته توجه‌های زیادی را به خود اختصاص داده است.
تلفن ابری، یک راه ارتباط تلفنی بر بستر اینترنت برای سازمان فراهم می‌سازد و همچنین ساختار آن به‌گونه‌ای است که هر تیم استارتاپی یا کسب و کار بزرگی می‌تواند از آن استفاده کند. تلفن ابری نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه با ارائه امکانات مدرن و متنوع، ارتباط با مشتریان را ارتقا می‌دهد و بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. در این مقاله تصمیم داریم با تلفن ابری بیشتر آشنا شویم و ببینیم چرا هر کسب و کاری در هر مقیاسی به تلفن ابری نیاز دارد.
آشنایی با تکنولوژی تلفن ابری
زیرساخت تلفن ابری در هر ارائه‌دهنده سرویس مدیریت تماس، ممکن است متفاوت باشد ولی وجه مشترک آن انتقال داده‌ها بر بستر اینترنت ابری است. این سیستم تلفنی نیازمند تجهیزات فیزیکی و پروسه پیچیده‌ی راه‌اندازی نیست و به مشترکین اجازه می‌دهد با هر ابزاری: رایانه شخصی، تبلت، کامپیوتر یا حتی گوشی هوشمند تماس‌های ورودی و خروجی را پاسخ دهد و مدیریت کند.
سیستم مدیریت تماس‌ها با استفاده از تلفن ابری، امکان ضبط مکالمات، ذخیره گزارش تماس‌ها و تحلیل عملکرد هر بخش را هم به مدیران می‌دهد. در واقع با تلفن ابری، همه افراد می‌توانند از سیستم تلفن گویا و سانترال استفاده کنند اما هزینه زیادی بابت این امکانات پرداخت نکنند.
مزایای تلفن ابری برای استارتاپ‌ها و کسب و کارها
استارتاپ‌ها یا حتی تیم‌های کوچکی که با اهداف اقتصادی و تولیدی به دور هم جمع شده‌اند و فعالیت دارند، محدودیت‌های زیادی دارند که بزرگترین آنها مسائل مربوط به منابع مالی و انسانی است. اما این تیم‌ها برای دیده‌شدن و جذب مشتری نیاز به ارتباطات دارند و همچنین اعتبار آنها در آغاز مسیر بسیار متزلزل است.
بسیاری از استارتاپ‌ها برای حل این مشکل به اجاره دفتر کار اشتراکی یا استفاده از فضای کار در شتاب‌دهنده‌ها روی می‌آورند. اما ارتباطات تلفنی یکی از مواردی بوده است که این تیم‌ها به آن توجه کمتری داشتند و از شماره تلفن همراه شخصی استفاده می‌کنند، این انتخاب مشکلات ارتباطی و حتی اختلافات درون تیمی را ممکن است به وجود آورد.
تلفن ابری بزرگترین مزیت را برای استارتاپ‌ها و تیم‌های کوچک دارد، زیرا نه نیازمند فضای کاری است نه تجهیزات و سیم‌کشی می‌خواهد و همچنین اجازه می‌دهد استارتاپ از مزایا و اعتبار یک خط تلفن ثابت تهران که اختصاصی آنها است، بهره‌مند شود. در این بخش مزیت‌های تلفن ابری برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ را بررسی می‌کنیم.
کاهش قابل‌توجه هزینه‌ها
هزینه‌های کسب و کار، بزرگترین نگرانی مدیران به ویژه صاحبان استارتاپ‌ها است. کسب و کارهای بزرگ با پشتوانه قوی مالی، اغلب بدون نگرانی زیرساخت‌های سازمان را طراحی و اجرا می‌کنند و سالانه میلیاردها خرج ارتباطات می‌کنند. اما استارتاپ‌ها و شرکت‌های نوپا، چطور در این بازار می‌توانند رقابت کنند؟
تکنولوژی ریسک راه‌اندازی کسب و کار را هم کاهش داده است و تلفن ابری یکی از مواردی است که کمک می‌کند هر تیمی آن‌طور که مایل است و بدون محدودیت مالی، ارتباطات تلفنی را مدیریت کند. تلفن ابری این مشکل را حل کرده است. با استفاده از این فناوری، نیازی به سرمایه‌گذاری اولیه سنگین نیست. شما می‌توانید با پرداخت هزینه‌ای ماهیانه و مقرون‌به‌صرفه، به تمامی امکانات یک سیستم تلفنی حرفه‌ای دسترسی پیدا کنید. این صرفه‌جویی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا منابع مالی خود را به بخش‌های حیاتی مانند توسعه محصول، بازاریابی یا جذب نیروی متخصص اختصاص دهند.
توسعه و رشد سریع و بدون دردسر
یکی از ویژگی‌های برجسته تلفن ابری، قابلیت مقیاس‌پذیری آن است. فرض کنید کسب‌وکار شما در حال رشد است و نیاز به خطوط تلفنی بیشتر یا همکاران جدید دارید. در سیستم‌های سنتی، این کار نیازمند خرید تجهیزات جدید یا تغییر زیرساخت‌هاست که هم زمان زیادی لازم دارد و هم پرهزینه است. اما با کمک تلفن ابری، به راحتی تعداد خطوط یا امکانات مورد نیاز را می‌توان افزایش یا کاهش داد.
این انعطاف‌پذیری و امکان رشد سریع، برای استارتاپ‌هایی که در حال اسکیل‌آپ هستند، بسیار ضروری است. استفاده از تلفن ابری به استارتاپ‌ها کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری به اهداف خود برسند و از موانع مالی و فنی عبور کنند.
مدیریت تماس‌ها از هر کجا و هر زمان
دورکاری به ویژه بعد از دوران کرونا، به سبک کاری خیلی از کسب‌وکارها به ویژه استارتاپ‌ها تبدیل شده است. تلفن ابری به کاربران اجازه می‌دهد که هر جایی که هستند و تنها با دسترسی به اینترنت، ارتباطات تلفنی خود را مدیریت کنند و تماس ورودی و خروجی داشته باشند.
تیم‌هایی که از تلفن ابری استفاده می‌کنند، چون به دفتر کار نیاز ندارند، پس چه در سفر یا در خانه باشند، تماس‌های مشتریان را مدیریت می‌کنند، به صندوق صوتی دسترسی دارند و گزارش‌های تماس را در پرتال آنلاین بررسی می‌کنند. این امکان برای کسب و کارهایی که در چند شهر یا حتی کشورهای متعدد فعالیت دارند، یک مزیت استثنایی است.
افزایش اعتبار کسب و کار
در بازار پررقابت، تصویر ذهنی کسب و کار و اعتباری که مشتری برای آن برند قائل است، اهمیت پررنگ‌تری دارد. بهره‌مندی از خط تلفن ثابت به ویژه اگر مربوط به شهر تهران و سرشماره ۲ باشد، اعتبار تیم و کسب و کار را نشان می‌دهد. به علاوه، امکاناتی مانند پیام آغازین تلفن یا تعریف داخلی و منو به کسب و کار کمک می‌کند تا تصویری بهتر از خود به مشتریان ارائه دهد. این امکانات باعث می‌شوند مشتریان شما حس کنند با یک سازمان معتبر و منظم در ارتباط هستند.
راه‌اندازی تلفن ابری سریع و آسان
نصب و راه‌اندازی تلفن ثابت سنتی چند هفته طول می‌کشد و لازم است توسط مخابرات انجام شود. اما تلفن ابری این فرآیند را به چند دقیقه کاهش داده است و نیازی به مراجعه حضوری به هیچ‌جایی نیست. با مراجعه به سایت ارائه‌دهنده تلفن ابری و چند کلیک ، شماره دلخواه خود را انتخاب می‌کنید، تنظیمات را شخصی‌سازی می‌کنید و فوری شروع به استفاده از تلفن می‌کنید.
کار با پنل‌های آنلاین تلفن اینترنتی اغلب ساده و کاربرپسند است و به مشترک امکان می‌دهند تا تماس‌ها، پیام‌ها و گزارش‌های تماس و عملکرد همکاران را به راحتی مشاهده و مدیریت کند. این سادگی در مدیریت، زمان و انرژی مدیران را برای تمرکز بر اولویت‌های اصلی کسب‌وکار آزاد می‌سازد.
برخورداری از امکانات پیشرفته و مدیریت بهتر تیم
اغلب تلفن‌های ابری در کنار دریافت و برقراری تماس، امکانات بیشتری هم در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند و همچنین با رشد تکنولوژی، به عنوان مثال هوش مصنوعی، امکانات آنها روز به روز در حال توسعه است. از جمله پرکاربردترین امکانات تلفن‌های ابری ارائه شده موارد زیر است:
- امکانات سیستم تلفن گویا مانند: تعریف داخلی، پیام خوش‌آمدگویی، انتقال تماس؛
- صندوق صوتی و انتقال تماس به آن در ساعات غیرکاری؛
- ارسال و دریافت فکس اینترنتی؛
- ضبط مکالمات؛
- گزارش‌های تماس.
این قابلیت‌ها به مشترک کمک می‌کند تا مشتریان سریع‌تر و بهتر پاسخ بگیرند و همچنین تیم بهره‌وری بیشتری داشته باشد.
افزایش رضایت مشتریان
کیفیت ارتباط با مشتریان و دسترسی سریع آنها به پاسخ، تاثیر مستقیمی در افزایش رضایت مشتریان دارد. تلفن ابری با امکاناتی مثل پیام آغازین که فرد را به بخش‌های مختلف هدایت می‌کند، صف تماس و صندوق صوتی که باعث می‌شود هیچ تماسی از دست نرود و مشتری در کمترین زمان پاسخ بگیرد. کیفیت و سرعت پاسخ‌گویی برای همه به‌ویژه برای کسب‌وکارهای آنلاین که رقابت در آنها زیاد است، یک مزیت رقابتی به حساب می‌آید.
چرا استارتاپ‌ها از تلفن ابری استقبال می‌کنند؟
استارتاپ‌ها در شرایط حساس اقتصادی و کمبود منابع قرار دارند و یکی از بزرگترین مشتریان تلفن‌های ابری هستند. از مهم‌ترین دلایلی که استارتاپ‌ها به استفاده از تلفن ابری تمایل دارند، عبارت هستند از:
- کاهش هزینه‌های شروع به کار و هزینه‌های جاری؛
- بهبود ارتباطات داخل تیم؛
- دریافت اینماد در کسب و کارهای اینترنتی؛
- تقسیم بار تماس‌های تلفنی بین اعضای تیم؛
- رشد سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر تیم؛
- افزایش اعتماد مشتریان به کسب و کار.
جایگاه تلفن ابری در شرکت‌های بزرگ
شرکت‌های بزرگ از تلفن ابری در بخش‌های مختلفی استفاده می‌کنند و نسبت به استارتاپ‌ها، حجم بیشتری تماس دریافت می‌کنند. کسب و کارهای کوچکو متوسط اغلب در موارد زیر از تلفن ابری استفاده می‌کنند:
- هدایت تماس‌گیرندگان به بخش‌های مختلف سازمان؛
- تقسیم بار تماس در ساعات و روزهای مختلف هفته؛
- مدیریت تماس‌ها در زمان‌های غیرکاری؛
- نظارت بر عملکرد و نحوه پاسخ‌گویی آنها؛
- آگاهی از نیازهای مشتریان با تحلیل مکالمات؛
- دریافت و ارسال فکس اینترنتی و آرشیو فایل‌ها؛
- ردگیری نتایج تبلیغات با استفاده از خطوط متعدد؛
- رشد سریع بخش‌های مختلف شرکت مانند فروش یا پشتیبانی؛
- مدیریت خطوط متعدد در کنار یکدیگر.
تلفن ابری «دفتر شما» راهکار مدیریت حرفه‌ای تماس‌ها
در سال 1392، شرکت دانش بنیان «دفتر شما» به عنوان اولین ارائه دهنده سرویس‌های مدیریت ارتباطات تلفنی، تلفن ابری را ارائه کرد. در این شرکت این سرویس با نام «تلفن گویا» شناخته شده است. هدف اصلی ارائه سرویس‌های لازم برای داشتن دفتر کار مجازی است.
«دفتر شما» در حال حاضر به هزاران کسب و کار کوچک و متوسط و استارتاپ سرویس‌های تلفن گویا، منشی مجازی، فکس اینترنتی و تلفن ویپ ارائه می‌دهد. این شرکت در زمینه ارائه امکانات بیشتر پیشرو است و همچنین با گزارش‌های آنلاین و پیامکی که ارائه می‌کند مدیریت سریع و حرفه‌ای را برای مدیران آسان ساخته است.
از مهم‌ترین امکانات تلفن ابری دفتر شما، موارد زیر است:
- استفاده از خط تلفن ثابت تهران با سرشماره ۲، ۷ و ۹؛
- خرید شماره رند و خط ۵ و ۶ رقمی؛
- اتصال تلفن ابری به CRM یا هر ابزار سازمانی دیگر؛
- تعریف همکار و داخلی بدون محدودیت؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین با ربات هوش مصنوعی یا صدای خود مشتری؛
- انتقال تماس رایگان به تلفن ثابت و همراه؛
- راه‌اندازی تلفن ابری در کمتر از 5 دقیقه؛
- نظرسنجی در پایان مکالمه؛
- ضبط مکالمات؛
- تبدیل صوت مکالمه به متن توسط هوش مصنوعی؛
- تعریف صف تماس و اولویت پاسخ‌گویی؛
- شخصی‌سازی پیام آغازین صندوق صوتی؛
- گزارش جامع تماس‌ها و عملکرد همکاران؛
- امکان ۱۵ روز استفاده رایگان.
برای استفاده رایگان از تلفن ابری دفتر شما، کافی است به وب‌سایت www.daftareshoma.com سربزنید و با ثبت‌نام، خط تلفن اختصاصی خود را انتخاب کنید. با استفاده‌ی سرویس، نه تنها هزینه‌های خود را کاهش می‌دهید، بلکه وجهه‌ای حرفه‌ای برای کسب‌وکارتان می‌سازید.
همچنین «دفتر شما» شرایط ویژه‌ای برای استارتاپ‌ها و کسب و کارهای نوپا فراهم ساخته است با تخفیف ویژه و با کمترین هزینه بسته تلفن ابری مناسب خود تهیه کنند. برای آگاهی از جزئیات این طرح با تیم فروش دفتر شما به شماره تماس ۲۸۴۲۰-۰۲۱ بگیرید.
آژانس خلاقیت کوانتا