پول نیوز، ابوالفضل بهمنی* - چندی پیش هیات مدیره سازمان بورس و اوراق بهادار دستورالعمل كنترل های داخلی ناشران پذیرفته شده در بورس اوراق و بهادار تهران و فرابورس ایران را ابلاغ كرد. این دستورالعمل در راستای حمایت از حقوق سرمایه گذاران، پیشگیری از وقوع تخلفات و نیز ساماندهی و توسعه بازار شفاف و منصفانه اوراق بهادار طبق بندهای 8، 11 و 18 ماده 7 قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران (مصوب آذر ماه 1384 مجلس شورای اسلامی) و با هدف اجرای مواد 25 و 35 دستورالعمل پذیرش اوراق بهادار در بورس اوراق بهادار تهران (اصلاحیه مصوب 15 مرداد ماه 90 )، به تصویب هیات مدیره سازمان بورس و اوراق بهادار رسید.

بنابر این دستورالعمل، سیستم كنترل های داخلی باید در برگیرندۀ سیاست ها، رویه ها، وظایف، فعالیت ها و سایر جنبه هایی باشد كه به حصول اطمینان معقول از این كه از منابع و دارایی های آن در برابر اتلاف، تقلب و سوء استفاده محافظت می شود، كمك كند. همچنین به حصول اطمینان معقول از این كه عملیات شركت، كارا و اثر بخش انجام می شود، كمك نماید، به حصول اطمینان معقول از كیفیت گزارشگری مالی كمك كند.

این امر مستلزم بكارگیری فرآیندها و نگهداری مستندات مناسب جهت انتقال اطلاعات قابل اتكا، مربوط و به موقع است و به حصول اطمینان معقول از رعایت قوانین و مقررات مربوط و همچنین رعایت سیاست های داخلیِ مرتبط با كسب و كار توسط مدیران و كاركنان شركت كمك كند.

سیستم كنترل های داخلی هر شركت با توجه به اندازه و نوع فعالیت آن متفاوت است، اما این سیستم در هر شركت باید به گونه ای طراحی، مستقر، اجرا و مستندسازی شود كه در برگیرنده ی محیط كنترلی، ارزیابی ریسك، فعالیت های كنترلی، اطلاعات و ارتباطات و نظارت باشد.

محیط كنترلی

مدیریت ارشد شركت باید با ایجاد نظم و انضباط سازمانی، تدوین مقررات داخلی و تأثیر بر وجدان كاری و ارزش های اخلاقی كاركنان، محیط كنترلی را به گونه ای فرآهم آورد كه پایه و اساسی مناسب برای اجرای سایر اجزای كنترل های داخلی باشد.

صداقت، درستكاری و پایبندی مدیریت ارشد به رعایت كنترل های داخلی، حسابرسی داخلی، كمیته حسابرسی، رعایت ارزش های اخلاقی، صلاحیت كاركنان، تعیین حدود مسئولیت ها و اختیارات هر جایگاه سازمانی، سامان دهی تفویض اختیارات، نظام مند كردن ارتقای كاركنان و رهنمودهای مدیریت برای كمك به بهبود محیط كنترلی، برخی از عوامل اصلی محیط كنترلی شركت هستند.

ارزیابی ریسك

مدیریت ارشد شركت باید فرآیند ارزیابی ریسك های مربوط به شركت شامل شناسایی ریسك ، اندازه گیری ریسك، تجزیه و تحلیل ریسك و طراحی و اجرای روش های مدیریت ریسك را پیاده سازی كند.

با توجه به این كه پیش شرط لازم برای شناسایی ریسك ها، تعیین اهداف اصلی شركت (شامل اهداف عملیاتی، اهداف گزارشگری مالی، و اهداف رعایتی موضوع بندهای الف تا د ماده 2 این دستورالعمل) است.

بنا بر این مدیریت ارشد شركت باید ضمن تعیین این اهداف، ریسك های دستیابی به هر یك از آن ها را نیز شناسایی، تجزیه و تحلیل و برای كنترل و مدیریت آن ها فعالیت های مناسبی را طراحی و اجرا كند.

فعالیت های كنترلی

فعالیت های كنترلی هر شركت باید متناسب با اهداف عملیاتی، گزارشگری مالی، و رعایتی آن باشد.

هر چند كه این فعالیت ها باید بسته به اندازه، نوع عملیات، اهداف، و شرایط هر شركت طراحی و پیاده سازی شوند، اما فعالیت های كنترلی هر شركت باید علاوه بر كنترل های عمومی و كاربردیِ حاكم بر سامانه های اطلاعاتی، دربرگیرنده و مبتنی بر اصول (بررسی های مدیریت ارشد، مدیریت مستقیم فعالیت ها و كاركردها، كنترل های اعتباری و پردازش معاملات، كنترل های فیزیكی، شاخص های عملكرد، تفكیك وظایف، خط مشی ها و رویه ها و مستندسازی) باشد.

اطلاعات و ارتباطات

شركت باید مسیرهای ارتباطی مناسب و دو سویه ای را بین كاركنان و مدیریت برقرار كند.

مدیریت شركت از طریق این مسیرهای ارتباطی باید بتواند مسئولیت های كاركنان در رابطه با كنترل های داخلی را به آنان اعلام كند و كاركنان نیز از این طریق باید بتوانند اطلاعات مهم را به مدیریت گزارش كنند.

نظارت

عملكرد سیستم كنترل های داخلی شركت باید به طور مداوم مورد نظارت قرار گیرد.

این نظارت باید از طریق فعالیت های نظارتی مستمر، ارزیابی های موردی یا تركیبی از این دو انجام شود.

فعالیت های نظارتی مستمر باید در روال عادی عملیات و از طریق فعالیت های مدیریتی و سرپرستی معمول، حسابرسی داخلی و دیگر اقداماتی كه كاركنان برای ایفای وظایف خود انجام می دهند اعمال شود.

ارزیابی های موردی به نتیجه ارزیابی ریسك ها و میزان اثربخشی فعالیت های نظارتی مستمر بستگی دارد؛ چنانچه در نتیجه ی ارزیابی ریسك ها لزوم طراحی و اجرای ارزیابی های موردی، ضروری تشخیص داده شود یا فعالیت های نظارتی مستمر به میزان كافی اثربخش نباشند، ارزیابی های موردی بیشتری باید طراحی و اجرا شوند.

گزارش كنترل های داخلی

هیات مدیره مكلف است نسبت به استقرار و به كارگیری كنترل های داخلی مناسب و اثر بخش بمنظور دستیابی به اهداف شركت، اطمینان حاصل نماید.

برای ایفای این مسئولیت، هیئت مدیره شركت باید سیستم كنترل های داخلی را با توجه به چارچوب كنترل های داخلی ذكر شده در فصل دوم این دستورالعمل، حداقل به طور سالانه بررسی و نتایج آن را در گزارشی تحت عنوان گزارش كنترل های داخلی درج و افشا نماید.   *وکیل دادگستری