به گزارش پول نیوز، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف براساس میزان فعالیت خود دارای هزینه‌های کوچکی هستند که رسیدگی به آن‌ها معمولا کاری زمان‌بر خواهد بود، به همین دلیل درحال‌حاضر از مفاهیم تنخواه دار و تنخواه گردان استفاده می‌شود که مربوط به انجام فرایند پرداخت هزینه‌های جزئی است.
به‌طورکلی در حسابداری معمولا از اصطلاحات زیادی استفاده می‌شود که تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان نیز از موارد بسیار مهم و ضروری به‌شمار می‌روند و با هم تفاوت دارند و نباید آن‌ها را با یکدیگر اشتباه گرفت.
تنخواه گردان حسابداری به چه معنا است؟
زمانی که ازسوی شرکت یا سازمان خاصی برای انجام امور روزمره و پرداخت تمامی هزینه‌های جزئی، مبلغی به‌صورت جداگانه مد نظر قرار می‌گیرد، این فرایند در اصطلاح با نام تنخواه گردان شناخته می‌شود.
در واقع به فرایندی که با ارائه مقدار وجه مشخصی در صندوق یا یک حساب بانکی، تمامی خریدهای روزانه شرکت یا سازمان با استفاده از آن انجام می‌شود، تنخواه‌گردان حسابداری می‌گویند.
باید این را در نظر داشت که رسیدهای پرداخت مربوط به تنخواه گردان توسط مدیریت بخش امور حسابداری در بایگانی شرکت نگه داشته می‌شوند تا در انتهای هر دوره مالی، جمع کل آن‌ها به‌دست بیاید، چراکه در مواردی هزینه‌های جزئی در کنار هم، مبلغ زیادی را تشکیل می‌دهند.
کاربرد اصلی تنخواه گردان حسابداری
کاربرد اصلی حساب تنخواه به‌طور معمول برای ارائه هزینه‌های ریزی است که امکان پرداخت آن‌ها با استفاده از صدور چک صیادی وجود ندارد و شرکت برای این کار مبلغی را در اختیار مسئول خرید یا فردی معتمد قرار می‌دهد.
ازآنجایی‌که پرداخت با استفاده از چک صیادی برای برداشت از حساب اصلی شرکت نیازمند طی‌کردن امور اداری مختلفی است، در مواقعی که سازمان به وسایل خاصی نیاز دارند که با هزینه‌های پایین قابل خرید هستند، استفاده از روش تنخواه‌گردان مانع از انجام فرایندهای اداری غیرضروری می‌شود.
اهدافی که در تنخواه گردان حسابداری دنبال می‌شود
استفاده از این روش برای بسیاری از سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های کوچک و بزرگ بسیار کاربردی است و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا بتوانند مدیریت مالی بهتری روی هزینه‌های کوچک داشته باشند. به‌طورکلی اهداف تنخواه‌گردان عبارت‌اند از:
- پرداخت سریع هزینه‌ها: پرداخت هزینه‌های روزمره و جاری در یک شرکت با استفاده از این روش با سرعت و دقت بالاتری انجام می‌شود و به‌طور معمول نیازی به انجام مراحل بانکی زمان‌بر ندارد.
- کنترل وجوه نقد: شاید پرداخت هزینه‌های کوچک خیلی مورد توجه قرار نگیرد، اما معمولا در صورت‌های مالی شرکت دخیل هستند و کنترل آن‌ها یکی از مهم‌ترین اهداف تنخواه‌گردان حسابداری است.
- کاهش فرایندهای حسابداری: درصورتی‌که پرداخت هزینه‌های مختلف یک مجموعه نیازمند مراجعه به حساب اصلی شرکت باشد، می‌توان انتظار داشت که عملیات‌های حسابداری نیز افزایش پیدا کند که در این روش با جداکردن هزینه‌های جزئی می‌توان این فرایندها را تا حد امکان کاهش داد.
منظور از تنخواه دار چیست؟
برای اینکه یک فرد مسئولیت اجرای امور مربوط به حساب تنخواه را بر عهده بگیرد، باید یکی از کارمندان شرکت توسط بخش مدیریت برای این منظور انتخاب شود که معمولا با عنوان تنخواه‌دار شناخته می‌شود.
با توجه به اینکه در شرکت‌هایی با وسعت بالا، انجام امور تنخواه‌گردانی مسئولیتی حساس و بسیار مهم به‌شمار می‌رود، برای این کار باید یک فرد مسئولیت‌پذیر و معتمد انتخاب شود که مورد تایید هیئت مدیره باشد.
برخی از ویژگی‌هایی که معمولا برای انتخاب تنخواه‌دار در نظر گرفته می‌شود، شامل مهارت کافی درزمینه محاسبات ریاضی، توانایی تصمیم‌گیری، قدرت سازمان‌دهی و برقراری ارتباط با دیگر افراد است.
با درنظرگرفتن نوع فعالیت‌ها و سیاست‌های مربوط به هر سازمانی، امکان دارد که تنخواه‌دار وظایف خاصی را بر عهده بگیرد که مهم‌ترین موارد عبارت است از:
- اعتبار لازم برای پرداخت هزینه‌های جاری و تهیه کالا یا خدمات مورد نیاز سازمان را ازسوی مدیریت دریافت کند.
- دریافت فاکتورها و اسناد لازم برای اثبات اینکه مبلغ مورد نظر صرف چه هزینه‌هایی شده است.
- دریافت گواهی تایید ازسوی واحدی که درخواست خرید کالا داشته‌اند.
- اسناد و فاکتورهای مالی را به بخش حسابداری شرکت ارائه دهد تا بررسی‌های دوره‌ای برای هزینه‌های جزئی به‌درستی انجام شود.
- برای شارژ مجدد حساب تنخواه پیگیری‌های لازم را انجام دهد.
- در اختیار داشتن دفاتری برای ثبت تمامی هزینه‌های صرف‌شده به‌منظور خرید کالا و خدمات نیز یکی از وظایف مهم تنخواه‌دار به‌شمار می‌رود.
- برگرداندن مبلغی که در حساب باقی مانده است.
- آماده‌کردن صورت‌های مالی برای مخارج روزمره به‌منظور بررسی هرگونه مغایرت در حساب تنخواه که معمولا آخر ماه انجام می‌شود.
بررسی تفاوت بین تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان
حال که به‌طور کامل با این مفاهیم پرکاربرد آشنا شده‌اید، باید گفت که معمولا برخی از افراد تصور می‌کنند که این 2 اصطلاح نشان‌دهنده فردی است که فرایندهای لازم درزمینه حسابداری تنخواه را انجام می‌دهند! درحالی که به این صورت نیست.
در اصل تنخواه‌گردانی یک عمل و فرایند است که براساس آن وجه نقدی از صندوق یا حساب بانکی برای پرداخت هزینه‌های غیرضروری و روزمره یک شرکت یا سازمان برداشته می‌شود، درحالی‌که تنخواه‌دار به فردی می‌گویند که این کار را انجام می‌دهد.
به‌طورکلی باید گفت که تنخواه‌گردان یک فعل یا عمل مهم درزمینه حسابداری به‌شمار می‌رود و تنخواه‌دار نیز انجام‌دهنده یا فاعل این فرآیند محسوب می‌شود که وظایف متعددی دارد.
هزینه‌های تنخواه‌گردان حسابداری گستردگی زیادی دارند و شامل خرید هدیه برای کارمندان، تهیه لوازم‌التحریر، پرداخت کرایه رفت‌وبرگشت کارکنان و مواردی از این قبیل می‌شود و تنخواه‌دار وظیفه رسیدگی به تمامی این امور را بر عهده می‌گیرد.
تنخواه‌دار باید مسئولیت‌های اصلی دررابطه‌با حساب تنخواه را بر عهده بگیرد و با توجه به اینکه این کار براساس روش‌های مختلفی همچون ثابت و متغیر انجام می‌شود، فرآیندهای لازم را دنبال کند.
رسیدگی به امور تنخواه‌گردانی با استفاده از نرم‌افزار مالی سپیدار
باید گفت که درحال‌حاضر امکان استفاده از نرم‌افزار مالی برای انجام امور مربوط به پرداخت هزینه‌های تنخواه‌گردانی در یک مجموعه وجود دارد که محصولات سپیدار سیستم از نمونه‌های معتبر و مناسب برای این منظور است.
در نرم افزار مالی سپیدار شما می‌توانید تنخواه‌دار شرکت را تعریف کنید و سپس از خدمات متنوعی در این زمینه برخوردار شوید که شامل تعیین سقف شارژ، ثبت کلیه صورت هزینه‌ها و صدور اسناد مورد نیاز است.
جمع‌بندی
تنخواه‌دار و تنخواه‌گردان از سری مفاهیم رایج درزمینه حسابداری شرکت‌ها است که مربوط به پرداخت هزینه‌های مورد نیاز برای خرید لوازم کوچک و غیرضروری در مجموعه می‌شود.
تفاوت اصلی بین این 2 مورد مهم که در حسابداری کاربرد زیادی دارند، مربوط به این می‌شود که تنخواه‌گردان نوعی فعالیت مهم و ضروری برای تامین هزینه‌های جزئی شرکت است و ازطرفی تنخواه‌دار به فردی می‌گویند که امور لازم برای پرداخت این هزینه‌ها را انجام می‌دهد.
آژانس خلاقیت کوانتا