آشنایی با نحوه ی کار کردن نرم افزار BPMS و معرفی 5 نمونه

به گزارش پول نیوز،

به طور میانگین چند ساعت از زمانتان در سازمان به انجام کارهای تکراری و بی تاثیر می گذرد؟ یکی از مهم ترین دغدغه ی مدیران، پیدا کردن راهی برای خودکارسازی فرایندهای پرتکرار و بهینه سازی فرایندهای سازمان است. نرم افزار BPMS، راهکاری برای از بین بردن این دغدغه ها است. در این مقاله، با نحوه ی تاثیرگذاری نرم افزار BPMS  در سازمان و 5 نمونه از آن آشنا خواهید شد.

نرم افزار BPMS چیست؟

BPMS مخفف عبارت سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) است. این نرم افزار وظیفه ی طراحی، تحلیل، خودکارسازی و بهینه سازی فرایندهای کسب وکار را در یک سازمان برعهده دارد.

تمرکز اصلی نرم افزار BPMS روی شناسایی نقاط آسیب پذیر، هزینه بر و زمان بر در هر فرایند و کنترل آن ها است. به کمک نرم افزار BPMS زیرساختی برای سازمان ایجاد می شود که به چابک و منعطف شدن آن منجر خواهد شد.

چند نوع BPMS وجود دارد؟

قبل از انتخاب یک نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار باید با انواع آن آشنا شوید. نرم افزار BPMS به 2 شکل سازمانی (Enterprise BPMS) و منبع باز (Open Source BPMS) مورد استفاده قرار می گیرد.

• BPMS سازمانی

این نوع BPMS معمولاً یک نرم افزار مستقر در محل (On Premise) است که برای سازمان های بزرگ و در راستای مدیریت فرایندهای کسب وکار پیچیده کاربرد دارد. چنین راهکاری به انعطاف پذیری و امکان سفارشی سازی در طراحی و پیاده سازی فرایندهای سازمان منجر می شود.

با وجود این، باید زمان و هزینه ی بیش تری برای استقرار و نگهداری این نرم افزار صرف شود و این نوع BPMS باید قابلیت اتصال به نرم افزار ERP و سایر سیستم های سازمان را داشته باشد.

• BPMS منبع باز

استفاده از نرم افزار BPMS منبع باز هزینه ی کم تری خواهد داشت. برعکس مدل های سازمانی که باید به ازای هر کاربر هزینه ای پرداخت شود یا اشتراک ماهانه خریداری شود، این امکان در نرم افزار منبع باز وجود دارد که یک بار برای همیشه آن را از تامین کننده خریداری کنید و دیگر نیازی به پرداخت مبالغ دیگر نداشته باشید.

BPMS چگونه کار می کند؟

نحوه ی کار کردن نرم افزار BPMS را می توان به 3 مرحله تقسیم بندی کرد: 1) تحلیل و طراحی 2) خودکارسازی و پیاده سازی و 3) نظارت و بهینه سازی.

• تحلیل و طراحی

در این مرحله، ابتدا باید تمام فرایندهای موجود در سازمان درک شوند. این کار ممکن است از طریق مصاحبه با کارمندان، سندسازی برای عملیات ها و شناسایی نقاطی که نیاز به بهبود دارند انجام شود. سپس با کمک ابزارهای BPMS می توان این فرایندها را با انواع نمودارها و فلوچارت ها طراحی کرد. این قدم به شما کمک می کند مراحل و نقاط تصمیم گیری دخیل در هر فرایند را شناسایی کنید و بدانید چه نوع اطلاعاتی در چه مرحله ای و بین چه افرادی دست به دست می شود.

• خودکارسازی و پیاده سازی

زمانی که تمام فرایندها و جریان های کاری طراحی شدند، می توان قوانین و منطق را در نرم افزار BPMS مشخص کرد. این قوانین شامل تخصیص وظایف به پست های گوناگون، مشخص کردن موعدهای مقرر و خودکارسازی تصمیم ها با توجه به ضوابط از پیش تعیین شده می شود.

علاوه بر تمام این ها، نرم افزار BPMS می تواند وظایف تکراری مانند ارسال اعلانات و مسیریابی داده ها در هر مرحله را خودکارسازی کند تا افراد سازمان فرصت بیش تری برای تمرکز روی وظایف پیچیده تر خود داشته باشند.

• نظارت و بهینه سازی

در مرحله ی سوم و آخر، نرم افزار BPMS گزارش هایی در خصوص این که فرایندها چطور عمل می کنند به شما ارائه خواهند کرد. در این گزارش ها می توان معیارهایی مانند مدت چرخه، نرخ خطا، میزان استفاده از منابع و… را بررسی کرد و با تحلیل این اطلاعات، گلوگاه های موجود در هر فرایند و نقاطی که نیاز به بهبود دارند مشخص خواهد شد.

با تحلیل داده ها و بازخوردهای دریافتی از کاربران، این امکان به وجود می آید تا عملکرد کلی کسب وکار بهینه سازی شود و بهبود پیدا کند.

انواع راهکارهای BPM در بازار

در حال حاضر نمونه های فراوانی از نرم افزار BPMS، چه به صورت منبع باز و چه سازمانی در بازار موجود هستند، با این وجود هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند. در ادامه، 5 نمونه از بهترین راهکارهای BPMS موجود در بازار را به شما معرفی کرده ایم.

• بیزاجی (Bizagi)

BPMS بیزاجی، یک پلتفرم Low Code است که برای سازمان ها این امکان را فراهم می کند تا فرایندهای خود را مدل سازی، خودکارسازی و مدیریت کنند. استفاده از این پلتفرم نیاز به دانش فنی زیادی ندارد و فضای کاربری ساده ای دارد.

با این وجود، هزینه ی استفاده از این پلتفرم بسته به نیاز سازمان متغیر است و ممکن است به بودجه ی زیادی نیاز داشته باشد. همچنین بسیاری از کاربران این پلتفرم معتقدند که قابلیت گزارش گیری آن به اندازه ی کافی جامع و کاربردی نیست. این 2 نکته باعث می شود که برخی از سازمان ها، از خرید راهکار BPMS بیزاجی صرف نظر کنند.

• کاموندا (Camunda)

کاموندا نیز مانند بیزاجی یک پلتفرم منبع باز مخصوص مدیریت فرایندهای کسب وکار است. این پلتفرم معماری منعطف و قابل توسعه ای دارد که برای طراحی و پیاده سازی فرایندهای پیچیده ی سازمان ها مناسب است. با این وجود، نیاز به داشتن دانش و پیش زمینه ی برنامه نویسی دارد و علاوه بر آن، برخی قابلیت های خاص نرم افزارهای مشابه را ندارد.

• پروسس میکر (ProcessMaker)

پروسس میکر یک نرم افزار BPMS برای خودکارسازی، مدیریت و بهینه سازی سازمان ها است. این سیستم کاربری ساده ای دارد و به دلیل داشتن نسخه ی رایگان توسط بسیاری از افراد مورد استفاده قرار می گیرد. با این وجود، مهم ترین نقاط ضعف آن محدود بودن قابلیت ها در نسخه ی رایگان و محدودیت در گزارش گیری است.

• اکتیویتی (Activiti)

اکتیویتی هم مانند کاموندا و بیزاجی یک پلتفرم مدیریت فرایندهای کسب و کار است و به راحتی امکان یکپارچه شدن با سیستم های دیگر را برای کاربرانش فراهم می کند، اما به دلیل منبع باز بودنش پشتیبانی مخصوص کاربران ندارد و به داشتن دانش فنی و برنامه نویسی نیز نیاز دارد.

• سیاق

شرکت راهکار نوین سیاق با بیش از 25 سال سابقه ی فعالیت در حوزه ی طراحی و پیاده سازی انواع نرم افزارهای سازمانی، یک نرم افزار BPMS منعطف و جامع طراحی کرده است. این نرم افزار با پیروی از استانداردهای جهانی BPMN2 و ISO 19510، فرایندهای خاص سازمان شما را با هر سطحی از پیچیدگی، طراحی و بهینه سازی می کند و با داشتن یک محیط کاربری آسان و قابلیت Drag & Drop، شما را از دانش تخصصی برنامه نویسی بی نیاز کرده است.

برای دریافت مشاوره و دموی نرم افزار BPMS با متخصصان ما تماس بگیرید.

شماره تماس:

021-58921

021-88109471

021-88552415