تکنیک هایی برای مدیریت زمان!

پول نیوز، رکسانادانیالی- قطعا یکی از مهم ترین فاکتور ها در اداره ی هر کسب و کاری، مقوله ی "زمان" و نحوه ی استفاده از آن خواهد بود. اغلب مدیران به علت مشغله ی زیاد و عدم در اختیار داشتن مهارت های کافی در خصوص مدیریت زمان، با هدر رفت وقت رو به رو هستند. این در حالی است که یک مدیر نمونه باید توانایی لازم در راستای مدیریت زمان خود و همچنین به حداقل رساندن هدر رفت آن را کسب کند. اگر این ویژگی را نداشته باشید و یا توجهی به پرورش آن نکنید، در کسب و کارتان همیشه یک جای کار می لنگد! البته بحث استفاده بهینه از زمان تنها محدود به کسب و کار نیست بلکه اهمیت آن در زندگی شخصی هر فردی چه مدیر و چه مشاغل دیگر، بسیار بارز است. تلف شدن وقت و به هدر رفتن آن در بیشتر مواقع به حدی سریع اتفاق می افتد که ممکن است حتی متوجه آن نیز نشوید! اما برای کسب و کار های مختلف به ویژه کسب و کار های کوچک و یا آن هایی که کمی با سابقه تر هستند، حتی یک دقیقه هم ارزش بالایی خواهد داشت. با توجه به اهمیت موارد مذکور، در ادامه به معرفی تکنیک هایی بسیار ساده خواهیم پرداخت که مدیران با تکیه بر آن ها می توانند هدر رفت زمان خود را به حداقل برسانند.

برنامه ای با جزئیات کامل تدارک ببینید

به دست آوردن تمرکز و به تبع توانایی بیشتر برای استفاده بهینه از زمان بستگی به دو عامل اساسی دارد؛ تعادل میان اهداف بلند مدت و فعالیت های دوره ای. به عنوان مدیری حرفه ای که قابلیت اداره ی تمام ابعاد کسب و کار خود را به بهترین نحو ممکن دارد، باید بتوانید برنامه ای کامل و البته انعطاف پذیر تهیه کنید. برای مثال اگر فعالیتی سریع تر و یا کند تر از زمان مد نظرتان انجام شد، برنامه خود را نیز برای استفاده حداکثری از فرصتی که در دست دارید تغییر دهید. با بهره گیری از این متد انعطاف پذیر، قادر به کاهش زمان های هدر رفته و در نهایت حذف آن ها خواهید بود. در این حالت قطعا وضعیت کسب و کار نیز دگرگون شده و بازده آن از هر نظر بالا تر می رود.

زمانتان را در دست بگیرید

همگی ما در طول شبانه روز تنها 24 ساعت زمان در اختیار داریم اما یکی از آن به درستی استفاده می کند و دیگری تنها هدرش می دهد! شاید تاکنون بار ها عبارت "زمان را در دستانتان بگیرید" را شنیده باشید اما آیا واقعا حقیقت دارد؟ این خود شما هستید که می توانید جمله ی مذکور را عملی کنید. تنها کافی است زمان انجام هر فعالیت را تنها به خود آن اختصاص دهید و از پرداختن به کار های دیگر اجتناب کنید. به منظور تفهیم بهتر مسئله، یک مثال شخصی می زنیم. فرض کنید قصد پخت و پز دارید. زمانی که باید در آشپزخانه صرف کنید را برآورد کرده و در آن مدت زمان مشخص هیچ کار دیگه ای انجام ندهید. تنها بر فعالیت مورد نظر تمرکز کنید. این تمرین نه تنها سبب استفاده بهینه از زمان می شود، (چرا که امور سریع تر تمام می شوند) بلکه قدرت تمرکز شما را نیز به مرور زمان بالا می برد. در نتیجه تمرینی است که برای هر مدیری ضروری خواهد بود.

هدف را از دست ندهید

دو مورد قبل اصول پایه ای برای استفاده ی بهینه از زمان و جلوگیری از هدر رفت آن هستند اما موردی که هم اکنون شرح داده خواهد شد، برای نتیجه گیری از تمام مراحل قبل و بعد بسیار ضروری است. قبل از هر چیزی، اهداف مهم کسب و کار خود را برای اعضا کاملا مشخص کنید. هر گونه ابهام و و همسو نبودن با این اهداف سبب ضایع شدن وقت خواهد شد. این موضوع باید جز اولویت های اساسی هر مدیری قلمداد شده و نسبت به عملی ساختن آن حساسیت کافی نشان دهد. تا زمانی که تیم خود را با اهداف کسب و کار هماهنگ نکرده باشید، دائما مجبور به ساماندهی آن ها و بر طرف کردن مشکلات خواهید شد و همگی این ها فرصت زیادی را از مدیر مجموعه طلب می کند.

زمانی را به تفکر اختصاص دهید

اختصاص دادن زمانی برای تفکر در طول هفته، به خود سازی و تغییر رویکرد هر فردی نسبت به بحث "زمان" کمک بسیاری خواهد کرد. فرصتی هر چند کوتاه در اختیار خودتان قرار دهید. آیا از وضعیت کسب و کار خود راضی هستید؟ آیا به بهترین نحو ممکن از زمان استفاده می کنید؟ تا چه اندازه در به حداقل رساندن هدر رفت فرصت ها موفق عمل کرده اید؟ این کار را حتی در زندگی شخصی خود نیز می توانید پیاده سازی کنید، چرا که مهارت استفاده ی بهینه از زمان قابلیتی ویژه است که در زندگی کاری و یا شخصی شما به یاری تان خواهد آمد. مدیری که از این مهارت برخوردار باشد، می تواند آن را به اعضای مجموعه خود هم آموزش داده و هدر رفت زمان در کل کسب و کار را به حداقل میزان ممکن برساند.

انگیزه سازی کنید

مورد مهم بعدی موضوع انگیزه خواهد بود. بسیاری از افراد و به ویژه مدیران، به دلیل عدم در اختیار داشتن انگیزه، از زمان خود به درستی استفاده نمی کنند که البته مسئله ای بسیار هم طبیعی است. تا زمانی که انگیزه لازم برای تغییر و اصلاح وضعیت را نداشته باشید، هیچ گاه پذیرای تحولات مثبت نخواهد بود. اما انگیزه چگونه ایجاد می شود؟ شاید کمی عجیب به نظر برسد اما انگیزه را خودتان باید برای خودتان بسازید! اگر واقعا به کسب و کارتان علاقه مند باشید، انگیزه لازم را ایجاد خواهید کرد. هم اکنون زمان آن رسیده است که از تمام فرصت های ممکن استفاده کنید!