پول نیوز ؛ زهرا نظری مهر - یکی از مهم ترین مسائلی که می تواند در امور شرکت ایجاد کندی و یا حتی اختلال کند ، شفاف نبودن شرح وظایف است.

شما کارمندی را استخدام می کنید تا در بخش پاسخگویی به شکایات مشتریان فعالیت کند. او وظیفه خود را چنین تصور می کند:" دریافت شکایت های مشتریان ، ثبت شکایات و ارجاع به واحد مربوطه".
اما شما به عنوان مدیر مجموعه ، معتقدید که علاوه بر این سه مورد، او باید روند شکایت را در واحدهای مربوطه نیز پیگیری کند، نتیجه بگیرد ، مراتب را به مشتری اعلام کرده ، رضایتش را جلب کند و نهایتاً ماجرا را به مدیریت گزارش کند.

اشتباه شما به عنوان مدیر می تواند این باشد که فکر کنید کارمندتان قدرت فکرخوانی دارد. این که شرح وظایف را مکتوب کنید، ایده خوبی است اما در شرکت های کوچک، معمولا افراد، وظایف متعددی دارند که باید توسط مدیر شرکت به طور واضح و "یک به یک" توضیح داده شود.
البته ممکن است شرح وظایف، با وصف های کلی و البته مشخص هم توضیح داده شود. مثلاً به کارمندتان بگویید که هر آنچه مربوط به رایانه و اینترنت است، به شما مربوط می شود، اعم از نگهداری، رفع عیب و تماس با آی.اس.پی ها و ... .

همچنین اگر دو یا چند کارمند ، شرح وظایف یکسانی دارند، باید به طور شفاف، نحوه تقسیم کار بین آنها مشخص شود؛ در غیر این صورت امکان دارد بخش عمده ای کار بر دوش یک نفر قرار بگیرد و دیگران دچار کم کاری شوند یا اساساً کارها در پاس کاری افراد ، زمین بمانند.

عدم شفافیت در شرح وظایف، می تواند بستر سوء تفاهم در سطح "مدیر-کارمند" و "کارمند-کارمند" باشد. سوء تفاهم یکی از بدترین آفاتی است که می تواند گریبانگیر یک سازمان باشد.

حواس تان به این هم باشد که اگر کارمندتان در جایی، بیش از وظایف توافق شده، خدمتی انجام داد، به نحوی جبران کنید. البته نیاز نیست که بلافاصله بعد از هر کار، پاداش بدهید، بلکه معقول آن است که هر از گاهی جبران خدمت کنید تا بداند که شما ، حواس تان به او هست.